W_003_Kontrolne liste za arhitekte

UVOD - DA LI TREBAM VODITI LISTE?

Jeste li ikad imali osjećaj da su vaši poslovi, radni zadaci ili struka općenito postali prekopleksni za vas? Novi zakoni i pravilnici, novi kolege i brda dokumentacije u jednom se trenutku mogu činiti previše, i pitanje je: Što onda? Riješenje za taj osjećaj nemoći i aksioznosti svi znamo, ali ga rijetki primjenjuju: Potrebno je potrošiti malo vremena i isplanirati zadatak, projekt ili pak dan. Postavljajući zadatke na papir rješavamo se osjećaja da smo nešto zaboravili, imamo mjesto gdje možemo provjeriti i potvrditi sumnje i najvažnije od svega bilježimo iskustvo i informacije koji se mogu dalje prenositi.

KONTROLNA LISTA KOJA JE PROMJENILA SVE

Godine 1935., vojne su snage SAD-a održale natjecanje proizvođača aviona kako bi pronašli bombarder nove generacije. Vojska je planirala naručiti barem 65 bombardera od pobjedničkog proizvođača i ulozi su bili veliki. Favorit natjecanja bio je Boeingov Model 299, veći I opremljeniji od ostalih bombardera i zbog toga prozvan: “Leteća tvrđava”. Pred malom publikom, sastavljenom uglavnom od vojnih inženjera i zrakoplovnih stručnjaka, Model 299 se glatko vinuo u zrak, okrenuo na jedno krilo I potom srušio u vatrenoj eksploziji.

Istraga je ukazala da uzrok nesreće nije bio mehanički, nego ljudski faktor. Ispostavilo se da je Leteća tvrđava prevelik i prekompliciran avion da bi njime upravljao samo jedan čovjek. Boeing je izgubio natječaj, skoro bankrotirao, ali su vojne snage ipak kupile nekoliko letjelica jer je dio vojnog zrakoplovstva bio uvjeren da je njima moguće letjeti. Uskoro je okupljena grupa testnih pilota i zrakoplovnih stručnjaka kako bi razmislili što mogu učiniti po pitanju učinkovitosti Modela 299.

Smatrali su da nije potrebno prolaziti dužu obuku zbog kompleksnosti aviona, već su se dosjetili nečega što je danas nezaobiliazno u svakodnevnu radu svakog pilota - pilotske kontrolne liste.

Sa 'Potvrdnim kontrolnim listama' (DO - CONFIRM) članovi tima odrađuju svoj posao po sjećanju i iskustvu, često odvojeno. Ali se onda zaustave. Zaustave se kako bi prošli kontrolnu listu i potvrdili da li su učinili sve što se moglo učiniti. Sa 'čitanim kontrolnim listama' (READ - DO) korisnici iščitavaju zadatke, odrađuju ih i označavaju kao odrađne - kao recept.

Danas su pilotske kontrolne liste prisutne u svakom avionu te se koriste prilikom pokretanja, uzlijetanja i ostalih uobičajenih procedura. Tek mali broj kontrolnih listi upravlja svakodnevnim zadacima, dok ostatak nudi rješenje za svaki potencijalni problem.

slika gore_KONTROLNA LISTA ZA LETEĆU TVRĐAVU

PRIMJERI PRIMJENE

a. Repetativni zadatak - ponekad nakon n-tog usklađivanja nacrta gdje je zadatak bio korigirati kotne linije, osi i oznake prostorija zapadnemo u trans gdje nas nakon buđenja dočeka još jedan krug prolaska kroz nacrte jer smo tu i tamo zaboravili nešto odraditi.

Jednostavnim popisom sa ta tri zadatka koji bi postavili na papirić ispred sebe možemo to izbjeći.

b. Dnevni / tjedni plan - dobra je navika postaviti si dnevne i tjedne zadatke koji je potrebno odraditi kako bi uvijek bili tu i podsjećali nas na cjelokupnu sliku projekta.

c. Projektni plan - radimo tipski projekt ili možda neki koji je jako sličan nekoliko prethodnih i osjećamo se sigurno? Baš zbog toga je poželjno napraviti kontrolnu listu potrebnih segmenata projekta, faza i potrebnog kako bi iskoristili iskustvo i znanje te ga stavili na papir i podijelili.

GDJE VODITI LISTU

Trello - sadrži ploče, liste i kartice koje je moguće prilagođavati te na njih vezati i vanjske informacije.

Evernote - bilježnica s mnogo listova; moguće je koristiti i kao bazu prospekata, knjiga i sl.

Excel - uz vođenje satnice i troškovnika, kontrolna lista nije problem

Olovka i papir - nema pretplatu, nema kvarova i potpuno prilagodljiva

CITAT ZA KRAJ

"Pod uvijetima kompleksnosti, kontrolne liste nisu samo pomoć, nego su i potrebne za uspjeh. Uvijek mora biti prostora za prosudbu, ali prosudbu potpomognutu - čak i poboljšanu - procedurom."

- Atul Gawande, The Checklist manifesto

_Marin S

Izvori:

The Checklist manifesto, Atul Gawande

slika: httpswww.flyaoamedia.com